学術講演会の会計処理

１．収支の種類

（１）事務局から実行委員会に現金を仮払い致します（例年200万円程度）ので、消耗品やアルバイト料の支払い、委員やアルバイトの交通費の精算など、比較的少額の支払いを実行員会から直接行なって頂きます。

（２）事務局から直接支払いを行う事が可能です。会場費・設備費など、高額な請求は事務局にお回しください。少額でも請求書支払いが可能でしたら事務局に回していただいて構いません。事務局から支払いを行います。

（３）講師への謝金・交通費、その他個人への委託（イラストデザインなど）の支払いは、源泉徴収の処理がありますので、必ず事務局からの後日支払いで対応してください。

（４）外注先（旅行会社）：参加費や懇親会費などの収入と、委託費などの支出があります。精算時は収入から支出分を差し引いた収益を事務局に支払っていただきます。

（５）スポンサー・機器展示：事務局にて受付を実施し、費用請求も事務局にて行います。 

以下項目については下記詳細なご案内をご参照ください。

• 仮払金について

仮払金専用口座を新たに開設してください。口座名義は原則団体名（「第○回学術講演会実行委員会」など）での開設をお願いしておりますが詳しくは口座開設銀行にお問い合わせください。団体名での開設が難しい場合は個人名での新規開設でも構いませんが、個人名で運用される際に発生した不都合についてはフォローできませんのでその点ご了承ください。

口座開設後「実行員委員会口座連絡表」に必要事項を記入の上事務局までお送り下さい。

仮払金は「仮払金出納簿」で管理をお願い致します。

• • 仮払金を使用した場合は、会期終了時に提出いただく出納簿に領収書やレシートを添付してください。直接銀行振込で支払った場合は請求書＋振込票（オンラインバンキングのスクリーンショット可）をセットでご提出ください。

    • 領収書宛名は「日本ロボット学会」「日本ロボット学会学術講演会実行委員会」など

    • レシートは宛名欄がない場合は宛名無しでも可ですが、明細の無いレシートは領収書を発行してもらってください。

• 講師謝金および個人宛委託費の支払い

• アルバイト代の支払い

上記リンクは実行委員会および事務局で管理する場合のマニュアルです。

RSJ2025ではアルバイト管理を派遣会社に外注しておりました。この場合、時間管理・税金管理・給与支払作業などはすべて派遣会社の管理となります。実行委員会での作業、事務局作業を外注できますので、アルバイト管理の派遣会社への外注を是非ご検討ください。

• 委員会委員の旅費交通費

  • • 委員会委員の学術講演会運営にかかる旅費交通費は、経費となりますので源泉徴収対象外です。予算内で適宜お支払いをして下さい。運営費から現金で支払いを行った場合は、「氏名」「自宅住所」「捺印」入の領収書を必ずもらって下さい（自筆の場合は捺印不要）。→領収書サンプル

    • 事務局から支払うことも可能です。その場合は申請書を事務局までご提出ください。→旅費申請書（エクセル）

• 運営費の使用用途

  • • 運営費の使用用途は概ね以下の通りです。

    • 会場費：会議や講習会の会場費、会場設置の備品使用料など

    • 支払負担金：茶菓代や、委員会懇親会の飲食費など

    • 交通費：委員宛の交通費実費精算など。講師などへの交通費は会計上は謝金扱いになります。

    • 通信費：サーバー費用など

    • 消耗品費：文房具などの購入

    • 資料印刷費

    • アルバイト手当

    • 雑費

    • 講師講演料，謝礼，原稿料：ただし、原則は事務局からの支払となります。

• 電帳法対応について

電子帳簿保存法の変更により電子データによる請求書、領収書、支払明細書等の保存について、紙に印刷しての保存が不可となりました。今までは紙に印刷した電子データをご提出いただくケースもございましたが、2022年度よりは電子データでのご提出をお願い致します。最終的に電子データをご提出いただければ、事務作業の際に電子データを印刷して作業いただく分には問題ございません。紙をスキャン等で電子データに変換して保存する場合、電子署名やタイムスタンプの付与など条件がございますが、今の所事務局としてはフォローできませんのでご了承ください。紙が原本の請求書などについては引き続き紙でのご提出いただければ上記は問題ございません。

• インボイス制度の対応について

日本ロボット学会は適格請求書（インボイス）発行事業者に登録していますが、消費税計算は簡易課税制度の適用を受けております。

• 受領する請求書・領収書について
  簡易課税のため、必ずしもインボイス制度に対応した請求書・領収書でなくても問題ありません。

• 発行する請求書・領収書について

簡易課税のため、RSJとしては必ずしもインボイス制度に対応した請求書・領収書を発行する必要はないのですが、受け取り側は困ることも多いと思いますので、日本ロボット学会名義で発行するのであれば、インボイス制度対応をお願いいたします。インボイス制度に対応した請求書・領収書は以下3点の記載が必要です。

1. 適格請求書番号：T 7010 0050 16414

2. 税率：10%になると思います。

3. 税額

　　※外注先で領収書を発行する場合は上記を伝えて対応してもらってください。

２．収支報告

A．  仮払金出納簿

B．  事務局の収支分は、事務局で準備して実行委員会にお送りします。

C．  外注先の収支報告書

以上A～Cを取りまとめて、講演会全体の収支報告書を御作成のうえ、理事会にご提出下さい。おおよそ終了から2ヶ月以内が締め切りです。